自宅や仕事で使うパソコンやタブレット。 使うたびに文書や画像などのファイルが増えますよね。
あなたはファイルを保存する時の名前はどのようにつけていますか？
次の項目を一緒に確認してみましょう。
- 会社の共有フォルダに保存するときにはあなた以外の人がファイル名を見てもすぐに分かりますか？
- 沢山あるファイルの中から目当てのファイルがすぐに見つけ出せますか？
すぐにわからない、見つからないと言うあなた。
これからお話しする方法を試すときっとその悩みはあっという間に解決しますよ！
それではどのようにファイル名をつければいいかなどを一緒に見ていきましょう！
誰が見てもすぐにわかるファイル名の付け方
早速、ファイル名の付け方です。
【日付】_【区別】_【要約ファイル名】
このファイル名だと何が分かるのか？
日付を入れるといつ作成したファイルかが分かる！まずは、先頭に日付を入れましょう。
これでいつ作成したファイルか一目瞭然！
ファイル名を覚えていなくても、「だいたいあの頃に作った」と覚えておけば、その付近の日付のファイルを探せば楽ですね。
区別を入れておくだけでファイルの棲み分けができる
「区別」とは何でしょう？
それは「仕事」「個人」と入れるだけです。
それを入れることで、後でお話しする検索の時も「仕事」と入れて検索すれば、仕事だけのファイルを抽出できます。
また、気になる単語で検索すれば、個人でも仕事でも同じ単語が入っているファイルが抽出されます。
そうすることで、仕事と個人での考えがリンクすることもあり、新しいアイデアが生まれます。
人によっては区分の分け方はたくさんあるので、あなた自身の生活の中での区分名を入れると使いやすいですよ。
ファイルの保存先を統一しよう
あなたのパソコンでファイルの保存はどこですか？一箇所にまとめていますか？
ファイルは保存場所を決めておかないとどこに保存したか忘れますし、効率も良くありません。
また、一箇所に保存していても細かいフォルダごとに保存していると、そのうち面倒くさくなり、保存もぐちゃぐちゃに。
先程のファイル名で統一したなら、保存場所も統一しましょう。
ではたくさんあるファイルのにどう検索するのか？ それは「検索」を使えば問題解決。
「日付」「個人、仕事などの区分」、「具体的なファイル名」で保存しておけば、
- 年代や月などでざっくり検索
- 区分での検索
- 気になる、探したい単語で検索
が可能になるのです！
この検索は一箇所に保存しているから検索も楽になるんですね。
もし、ファイルをバラバラな場所に保存していたら、そのファイルごとに検索しないといけないし、ファイル名もルール決めしないとうまく検索にもひっかからないですよね。
ファイルの保存はどこでもいいじゃないか、パソコン全体を検索すればいい。
という声もあるかもしれません。
確かにパソコン全体を検索するのもいいでしょう。
しかし、それを毎回することでいくら時間を損するでしょうか？
時間は無限ではありません、有限です。しかも効率を最大に求められる現代。
関係もない場所まで検索をかける。
それなら、始めから一つのフォルダにあなたが作ったデータを保存しておけば、検索するときもそのフォルダだけを検索すればいいのです。
効率よく動作をしていくことが今後の仕事をする上で重要なポイントです。
さいごに
データが増えるにつれて、検索や保存に困ることについてどう解決するかお話ししました。
今回のやり方を全て真似する必要はありません。
やり方を参考にしてあなた自身のやりやすい方法を見つけて、より効率的なレベルにいけば私も幸せです。
何かを習得していくときは、人の真似をして、自分のやり方を見つけていくのが最短で効率の良い方法ですよ。
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